مدیریت انگیزش در سازمان

مدیریت انگیزش در سازمان

     وضعیت دنیای کسب و کار امروز و رقابت روزافزون در عرصه های مختلف تجارت بیانگر آن است که سازمان هایی که در پی کسب نتایج مطلوب هستند، باید نیروی کار با انگیزه ای داشته باشند. فراگیری روش های ایجاد انگیزه در افراد، از جمله مهارت های مهمی است که هر مدیر باید از آنها برخوردار باشد.

     انگیزه عبارت است از میل و اراده فرد به انجام یک کار، در گذشته تصور می شد که انگیزه باید خارج از وجود افراد به آنها تزریق شود، اما امروزه اعتقاد بر این است که هر فرد به وسیله یک سری نیروهای مختلف درونی و بیرونی انگیزه پیدا می کند. بهترین کار این است که کارکنان را ترغیب کنید تا انگیزه خود را با نیازهای سازمان همسو کنند. امروزه سازمانها برای بهره برداری بهتر از توانایی های بالقوه کارکنان به سرعت از ساختار (دستوردهی - نظارت) فاصله می گیرند و به سمت (توصیه - توافق) روی می آورند تا از این طریق بهتر بتوانند در افراد ایجاد انگیزه کنند. این تغییر نگرش زمانی آغاز شد که کارفرمایان متوجه شدند پرداخت پاداش بسیار اثربخش تر از تهدید آنها به تنبیه و توبیخ است، پذیرش تکنیک های انگیزشی مدیران به وسیله کارکنان هر سازمانی مستلزم آن است که قبلاً محیطی برای آنها ایجاد کرده باشد که در آن، یک سری نیازهای مهم انسانی برآورده شده باشد. به کارگیری پاره ای از این تکنیک ها که زمینه ساز ایجاد انگیزه از سوی مدیران برای بهبود کیفیت و پیشرفت امور سازمانی است معطوف به نکات زیر است:

 

     اولاً: کارکنان سازمان باید از نقش خود و اهمیت آن باخبر باشند، برخورد خوب با کارمندان از دیگر روش های ایجاد انگیزه است. به کارمندان خود احترام بگذارید تا آنها نیز به شما احترام بگذارند. تا آنجا که در توان شماست به شرایط کار و مسائل مربوط به حقوق و پست و موقعیت، امنیت شغلی و جو محیط کار توجه و به موقع به آنها رسیدگی کنید تا افراد در محیطی راحت و با خیالی آسوده کار کنند. با مشکلات شخصی که هر از گاهی برای کارمندانتان پیش می آید برخوردی مثبت و سازنده داشته باشید و با آنها ابراز همدردی کنید. کارمندان خود را به شرکت در تصمیم گیری ها تشویق کنید و تا آنجا که ممکن است افراد را در جریان امور قرار دهید.

     تردید و بی ثباتی باعث کاهش انگیزه می شود، گسترش بحث و گفت وگو، ایجاد فرهنگ پرهیز از سرزنش، جلب همکاری کارکنان، حمایت و قدردانی، ایجاد فرصت برای ارتقای کارمندان توانا و جوان، ایجاد فرصت فعالیت های ورزشی در خارج از محیط کار، جلب همکاری از طریق مشوق های بدون هزینه مانند تجلیل در حضور جمع و تقدیر کتبی از دیگر عوامل مهم در انگیزش کارکنان است. نشان دادن ابتکار عمل از سوی کارمندان، یکی از علایم بالا بودن سطح انگیزش در محیط کار است. تا آنجا که امکان دارد به افراد فرصت دهید تا از ابتکار عمل و خلاقیت خود در انجام امور استفاده کنند، از کارمندان تازه وارد به گرمی و صمیمیت استقبال کنید تا بهتر بتوانید از توانایی های آنها استفاده کنید. درمورد همکاران و کارمندانتان شخصاً قضاوت کنید و تحت تا ثیر حرف های دیگران قرار نگیرید، به خاطر داشته باشید که چگونگی ارزیابی و دادن پاداش به افراد، در عملکرد آنها تا ثیرگذار است. همچنین میزان مزایا و عوامل انگیزشی کارکنان خود را براساس میزان مسئولیت و کمک آنها درجهت تحقق اهداف سازمان تعیین کنید و نه براساس ارشدیت یا مقام.

نکته اصلی در مدیریت انگیزش این است که بدانیم کارکنان به وسیله چیزی انگیخته می‌شوند که تحقق آن را باور دارند و این تحقق نه به وسیله وعده و وعید مدیران، بلکه به وسیله درجریان آوردن سه شرط لازم برای انگیزش یعنی اعتماد به نفس، اطمینان و رضایت به وسیله ایجاد محیطی که در آن سه شرط تقویت می‌شوند، مدیران می‌توانند در کارکنان خود انگیزش ایجاد کنند.

اعتماد به نفس

زمانی که کارکنان بر این جمله باور دارند که ((من نمی‌توانم این کار را انجام دهم))، آنها میل دارند که از کار خود دست بکشند و یا حداکثر اینکه آن کار را با دو دلی انجام می‌دهند. آن زمانی رخ می‌دهد که انتظارات از سطح عملکرد غیرواقعی بوده، حجم کار به طور غیرممکن زیاد باشد و آموزش تا اندازه نیازهای کارکنان تنزل پیدا کرده و در آن سطح حفظ شود.به علت واقع بین نبودن مدیران نسبت به اهمیت این مساله، کارکنان نسبت به گفتن اینکه ((آنها نمی‌توانند کارشان را انجام دهند)) ترس دارند. بسیاری از کارکنان می‌ترسند که اگر چنین بگویند، مدیر، آن کار را به شخص دیگری تفویض کرده و آنها کار خود را از دست بدهند، لذا کارکنان تظاهر می‌کنند که همه چیز خوب پیش می‌رود. در نتیجه به مشکل اعتماد به نفس آنها توجهی نمی‌شود. در این میان فرهنگ سازمانی نیز شریک جرم است که به کارکنان اجازه نمی‌دهد تا آزادانه در باره مشکل اعتماد به نفس صحبت کنند. 

اطمینان

زمانی که کارکنان بر این باور باشند که پاداش‌ها ودریافت‌های آنان با عملکرد آنها متناسب نیست، آنها با یک مانع انگیزشی مواجهند. زمانی که کارمندی می‌گوید: ((من به آنچه که شایسته عملکرد من است نخواهم رسید))، وی مشکل اطمینان دارد.برای مدیران شناخت مشکل اطمینان آسان است، چرا که خود کارکنان آن را بیان می‌‌کنند. با این وجود دو مشکل وجود دارد که مدیران با آن مواجهند، اول اینکه مشکل اطمینان بسرعت قابل رفع نیست و زمان می‌برد تا اطمینان ایجاد شود. دوم اینکه ارائه چیزی که شایسته عملکرد کارکنان است برخی اوقات تبعات نامساعدی را در پی دارد.ارائه پاداش به کارکنانی که دارای سطح عملکرد بالایی هستند ممکن است آسان باشد، ولی دریغ کردن پاداش از کارکنانی که ضعیف عمل می‌کنند برخی اوقات ناراحت کننده است. بخصوص زمانی که این افراد، افرادی آشوب برانگیز و یا برعکس کارکنانی وفادار، فداکار و سخت کوش باشند. تناسب داشتن نتایج عملکردهای مثبت با پاداش‌ها و دریافتی‌های کارکنان باعث تقویت روحیه کارکنان شده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

رضایت

گاهی کارکنان احساس می‌کنند نتایجی را که به دست می‌آورند رضایت بخش نیست. ممکن است که کارمندی بگوید: ((من چیزی را که می‌خواهم از کارم به دست نمی‌آورم)). در این صورت برای کارکنان مشکل است احساس کنند که کار خود را می‌توانند انجام دهند (اعتماد به نفس) و دریافتی‌ها نیز با عملکرد آنها متناسب است (اطمینان) اما آنها برانگیخته نخواهند شد. اگر احساس کنند که نتایج رضایت بخش و ارضا کننده نیست. برای هیچ کس معقول و منطقی نیست که برای به دست آوردن چیزی که نمی‌خواهد، سخت کار کند.بسیاری از مدیران در صرف وقت برای فهمیدن اینکه برای هر یک از کارکنان چه چیزی رضایت بخش است و چه چیزی رضایت بخش نیست کوتاهی می‌کنند. بسیاری ا زمدیران در عرصه باور و عمل دچار اشتباه می‌شوند. با این تفکر که همه افراد در یک روش مشترک برانگیخته می‌شوند. واضح است که این عقیده نادرست است، چیزی که فردی را ارضا می‌کند ممکن است برای فردی دیگر ارضا کننده نباشد. برخی کارکنان با رسیدن به سه دریافتی مهم پول، ترفیع و امنیت شغلی ارضا می‌شوند، در حالی که برای برخی از کارکنان مولفه‌های دیگری از رضایت وجود دارد از قبیل: تحسین، قدردانی، آزادی، صداقت و... .دستیابی به این پاسخ که افراد از چه طریقی احساس رضایتمندی می‌کنند ساده است، ولی برخی مدیران آن را نادیده می‌گیرند.اگر از کارکنان بپرسید که چه چیزی آنها را برمی‌انگیزد، آنها با میل و رغبت خواهند گفت که چه چیزی از شما می‌خواهند.

راه حل برای مشکلات انگیزشی

بزرگترین مانعی که مدیران در بهبود انگیزش با آن مواجهند تصور غلط آنها از شغل‌شان به عنوان یک مدیر است.کار یک مدیر حل کردن همه مشکلات نیست چرا که حل کردن موثر همه مشکلات در حیطه کاری آنها غیرممکن است. آنها باید به راه حل‌های مشکلات دست پیدا کنند. این مساله در مورد انگیزش آسان است. زمانی که کارکنان به طور صحیح برانگیخته نمی‌شوند، آنها خود می‌دانند که چه مشکلاتی وجود دارد و راه حل‌هایی را که در مورد مشکلات آنها کارگر خواهد بود می‌شناسند. مدیران می‌توانند کارکنان را در جهت بیان علل اصلی مشکلات خود و پیشنهاد راه حل‌هایشان برای بهبود انگیزش سوق دهند.دستیابی به این راه حل‌ها یک فرآیند دو مرحله‌ای است. در مرحله اول شما باید کارکنان را برای صحبت کردن مهیا سازید و به آنها کمک کنید که اطمینان داشته باشند که ارائه پاسخ‌های صادقانه و واقعی، مطلوب ومدنظر شماست و این گفت و شنود آزادانه هیچ گونه تبعات منفی برای آنها نخواهد داشت.

در مرحله دوم برای دستیابی به حقیقت باید سوالاتی صحیح بپرسید.

برای آماده سازی افراد برای صحبت کردن می‌توانید بااین جمله شروع کنید:

((من می‌دانم که شما با برخی مسایل نامساعد مواجه هستید. من مایلم به شما کمک کنم، اما به تنهایی نمی‌توانم. من هر چه که شما می‌گویید به صورت محرمانه حفظ خواهم کرد و از آنها تنها در راه کمک به شما استفاده خواهم کرد)).

سپس اقدام به پرسیدن سوالاتی صحیح از آنها کنید. برای بررسی مشکل ((اعتماد به نفس)) سوالات زیر را انجام دهید:

آیا می‌دانید از شما چه انتظاری می‌رود؟

به نظر شما چه چیز مورد انتظار قابل حصول است؟

آیا شما می‌توانید کاری را که از شما خواسته شده انجام دهید و نیز آیا می‌توانید آن را به موقع انجام دهید؟

در رابطه با موضوع ((اطمینان)) از کارکنان خود سوالات زیر را انجام دهید:

آیا شما می‌دانید که در مقابل عملکرد خوب چه چیزی ارائه می‌شود؟

به عقیده شما چیزی را که ما در گذشته وعده داده بودیم محقق ساخته‌ایم؟

آیا شما انتظار دارید چیزی را که ارائه می‌شود به دست آورید؟

اگر شما ضعیف عمل می‌کنید انتظار چه اتفاقی رادارید؟ در نهایت برای کشف مسائل مربوط به ((رضایت)) از کارکنان خود سوالات زیر را انجام دهید:

چه چیزی شما را راضی می کند؟

آیا کارتان برای شما معنی دار است؟

آیا چیزی وجود دارد که شما آن را نخواهید؟

آیا شما چیزی را که ارائه می‌شود می‌خواهید؟

آیا چیزی هست که شما آن را می‌خواهید ولی آن ارائه نمی‌شود؟

راه حل برای مشکلات انگیزشی ممکن است به سادگی این فرآیند سه مرحله‌ای باشد که مدیریت انگیزش نامیده می‌شود. اول این که به کارکنان کمک کنید که اعتماد به نفس خود را که برای نیل به انجام کارها به آن نیاز است افزایش دهند.

دوم این که کارکنان اطمینان داشته باشند که شما آنچه را که شایسته عملکرد آنهاست به آنها خواهید داد و سوم این که برای کارکنان این امکان را مهیا سازید که در کار خودشان به رضایت دست پیدا کنند.

زمانی که این سه شرط در کنار هم تامین شوند، انگیزش کارکنان افزایش پیدا خواهد کرد و به دنبال آن عملکردشان نیز بهبود می‌یابد.